Tajemnica przedsiębiorstwa w agencji marketingowej

Kontakty do stałych klientów. Szczegóły projektów. Potrzeby klientów. Stosowane ceny. Budżety reklamowe klientów. Efekty akcji marketingowych. Pomysły na kampanie reklamowe. Tajemnica przedsiębiorstwa. To informacje, które z pewnością chcesz zachować w poufności. Jak każdy właściciel agencji reklamowej. Jak je chronisz?

Często przychodzą do mnie klienci i pytają, co zrobić w sytuacji, gdy odszedł kluczowy pracownik, który miał dostęp do wszystkich danych, w tym danych klientów, a razem z nim zaczynają odchodzić kluczowi klienci. W takiej sytuacji robię dwie rzeczy.

Po pierwsze, analizuję sprawę i sprawdzam, jakie kroki można podjąć. I działam.

Po drugie,  sprawdzam, co klient może zrobić, aby takiej sytuacji uniknąć w przyszłości. Aby następnym razem nie działać w sytuacji, gdy mleko już się rozlało. I dlatego piszę ten artykuł.

Co zrobić, aby z agencji nie wyciekały poufne dane?

Zanim zaczniemy, to muszę się zareklamować (wielki napis REKLAMA). Jeśli potrzebujesz pomocy prawnej w ogarnięciu tematu tajemnicy przedsiębiorstwa, to możesz szybko zamówić konsultacje online. Jak? W moim e-sklepie.

Tajemnica przedsiębiorstwa – co to w ogóle jest?

Najpierw trochę prawnego języka (niestety muszę!). Zgodnie z przepisami tajemnicę przedsiębiorstwa stanowią „informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności”.

Kluczowa w tej definicji jest ostatnia część: „o ile uprawniony… podjął działania”. Najbardziej kluczowa informacja nie stanowi tajemnicy przedsiębiorstwa, jeśli sam jej nie chronisz!

Informacja o budżecie marketingowym klienta ma wartość gospodarczą. I to jaką! Kto by nie chciał wiedzieć, jaki budżet marketingowy ma jego konkurent?

Na pewno taka informacja nie jest też powszechnie znana. Zapewne też klient w umowie z Twoją agencją zastrzegł, że informacja ta jest poufna. A jakie kroki podjąłeś, aby utrzymać poufność tej informacji.

Tak samo stosowane przez Ciebie ceny. Twoi konkurenci na pewno chcieliby wiedzieć, jakie stawki proponujesz klientom. A Ty tych stawek publicznie nie ujawniasz. Ale czy Twoi pracownicy również są zobowiązani do nieujawniania tej informacji?

Jak zatem chronić tajemnicę przedsiębiorstwa?

Przepisy nie określają, jakie konkretnie środki muszą być podjęte, żeby można było uznać, że podjąłeś niezbędne działania w celu utrzymania informacji w poufności. Wiele zależy od charakteru informacji, wielkości firmy itp.

Poniżej przedstawię kilka sposobów na ochronę tajemnicy przedsiębiorstwa.

Środki ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa

• Umowa o zachowaniu poufności

Absolutny klasyk. I podstawa. Nie dość, że dzięki temu druga strona wie, co konkretnie jest tajemnicą przedsiębiorstwa (z przepisów to nie wynika!), to jeszcze w ten sposób jednoznacznie dajesz do zrozumienia, że informacje te muszą zostać poufne.

• Uświadamianie pracowników

Myślisz, że intuicyjnie pracownicy wiedzą, co musi być poufne? Możesz się zdziwić. Przejdź się po biurze i zobacz, czy na kolorowych karteczkach przypiętych do monitorów nie ma czasem loginów, haseł itp.

Pracownicy pracują zdalnie? Gdzie trzymają dokumenty? Kto ma dostęp do ich laptopów?

Przypominaj. Uświadamiaj. Umowę o zachowaniu poufności pracownik schowa do szuflady i pewnie o niej zapomni. A nie powinien zapominać. Zwracaj uwagę, jak istotna jest ochrona informacji poufnych.

• Ograniczenie kręgu wtajemniczonych

Czy wszyscy Twoi pracownicy muszą wszystko wiedzieć? Czy informatyk musi mieć dostęp do umów z klientami? Czy asystentka musi znać szczegóły pomysłu na kampanię reklamową dla klienta?

Stosuj zasadę, że każdy powinien wiedzieć tylko to, co jest mu potrzebne do wykonywania swoich obowiązków.

• Zabezpieczenia informatyczne

Kolejna oczywistość. Login, hasło, antywirus – to absolutne minimum.

• Zabezpieczenia fizyczne

Ponoć bałagan na biurku jest oznaką geniuszu. Ale jednocześnie źle wpływa na ochronę informacji poufnych.

Dokumenty zawierające informacje poufne nie powinny latać po biurze przy każdym podmuchu wiatru / wiatraka / klimatyzacji (niepotrzebne skreślić). Powinny cicho siedzieć w szafie zamykanej na klucz.

A serwer powinien być zabezpieczony w zamkniętym pomieszczeniu.

Wiesz już zatem, że ochrona tajemnicy przedsiębiorstwa zaczyna się od Ciebie. Od działań, które podejmiesz w celu ochrony kluczowych informacji. Zastanów się więc, co zrobić, aby w Twojej firmie informacje były bezpieczne.