Podpisywanie umów przez Internet

Chcesz podpisać umowę, np. o świadczenie usług reklamowych. Ale kontrahent jest z innego miasta. Wysyłka umowy pocztą zajmie kilka chwil. Konieczna jest wycieczka na pocztę. Potem przesyłka wyrusza w podróż. Zanim dotrze do Ciebie podpisana przez kontrahenta umowa minie trochę czasu. A kampania reklamowa czeka. Podpisywanie umów przez Internet jest kuszącą alternatywą. Ale czy dopuszczalną?

Niekiedy prawo wymaga dla umowy „formy pisemnej”. W branży reklamowej najczęściej będziesz miał z taką formą do czynienia w przypadku umowy przeniesienia praw autorskich oraz umowy licencji wyłącznej.

W wielu jednak przypadkach wystarczające będzie zawarcie umowy poprzez zwykłego maila. Na przykład umowa o świadczenie usług reklamowych nie wymaga formy pisemnej. Chyba że jak w poniższym przykładzie wpiszesz w umowie, że wszelkie jej zmiany wymagają formy pisemnej.

Historia z życia wzięta: podpisałeś już z klientem umowę, ale w trakcie projektu trzeba coś szybko doprecyzować. Może zakres projektu się rozszerzył a Twoja agencja otrzyma wyższe wynagrodzenie? W każdym bądź razie w umowie wskazano, że wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Podpisanie umowy przez Internet załatwiłoby sprawę. Ale to niekoniecznie byłaby forma pisemna.

W przypadkach, w których wymagana jest forma pisemna, podpisanie umowy online będzie możliwe, jeśli obie strony posiadają kwalifikowany podpis elektroniczny.

Ale czym w ogóle jest „forma pisemna”?

Podpisywanie umów przez Internet a forma pisemna

Zgodne z przepisami:

„Do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.”

„Forma pisemna” wymaga więc własnoręcznego podpisu. Takim własnoręcznym podpisem nie będzie skan podpisu. Jeśli zatem własnoręcznie podpiszesz umowę, zeskanujesz ją i wyślesz mailem, to forma pisemna nie zostanie zachowana. Podobnie jak w przypadku użycia faksymile.

Aby zachować formę pisemną musisz zatem podpisać własnoręcznie umowę. I albo spotkasz się osobiście z kontrahentem albo wyślesz pocztą lub kurierem. I poczekasz na jej odesłanie.

Pamiętaj też, że często spotykane jest stanowisko, że podpis powinien obejmować co najmniej nazwisko. Zgodnie z tym stanowiskiem parafa nie stanowi podpisu. Uważaj więc, w jaki sposób podpisujesz umowy!

Forma elektroniczna

Jeśli dla umowy lub jej zmiany potrzebna jest forma pisemna, a nie chcesz liczyć na szybkość poczty, to pomyśl o podpisie elektronicznym. Zgodnie z przepisami forma elektroniczna jest równoważna z pisemną.

Do tego potrzebujesz jednakże kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Jeśli go zdobędziesz (co nie jest trudne), to umożliwisz sobie podpisywanie umów przez Internet. I to również tych, które wymagają formy pisemnej.

Pamiętaj jednak, że również Twój kontrahent potrzebuje takiego podpisu. Oczywiście może odesłać Ci podpisaną umowę tradycyjną pocztą (czyli Ty elektronicznie a on tradycyjnie). Ale to tylko połowa sukcesu.

Forma dokumentowa

Podpisywanie umów przez Internet jest możliwe również z zachowaniem tzw. formy dokumentowej. „Dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią” – jak mówi mądry przepis. Forma dokumentowa to np.: mail, faks, ale też nagranie rozmowy telefonicznej.

Nie jest to jednak forma pisemna.

W umowach, które przygotowuję dla swoich klientów, często zapisuję, że zmiany umowy wymagają formy pisemnej lub dokumentowej. Żeby ułatwić współpracę i dokonywanie ewentualnych korekt w umowach już w trakcie współpracy. I mail nadaje się do tego idealnie. O ile oczywiście umowa bądź jej zmiany wymagają jednak formy pisemnej.

Dokonywanie ustaleń mailowych (czyli w formie dokumentowej) pozwoli też na właściwe dokumentowanie przebiegu współpracy na wypadek sporu. O tym, dlaczego to takie ważne, pisałem na innym moim blogu w artykule o przygotowaniach do postępowania sądowego.

Podsumowanie

Forma dokumentowa (np. mail) umożliwia podpisanie umowy online. Ale nie tam, gdzie wymagana jest forma pisemna. Jeśli więc zawierasz umowę wymagającą formy pisemnej i nie posiadasz kwalifikowanego podpisu elektronicznego, to pozostaje Ci albo osobiste spotkanie z kontrahentem albo wysyłka pocztą lub kurierem. Takiej umowy nie możesz zawrzeć poprzez wysyłkę skanu podpisanej umowy.