Jak zrobić newsletter zgodny z prawem?
Zastanawiasz się, jak zrobić newsletter? A czy zastanawiasz się, jak zrobić newsletter zgodny z prawem? Ogarnięcie tego od strony technicznej to tylko część roboty. Drugą częścią jest ogarnięcie od strony prawnej.
A w tym artykule poznasz 7 kroków do legalnego newslettera.
Gotowy? Zaczynamy.
Krok 1. Zgoda adresata.
Zgoda adresata prawie zawsze będzie wymagana. Nie wynika z RODO, tylko przede wszystkim z ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Może również wynikać z Prawa telekomunikacyjnego.
Założę się, że celem newslettera jest (jak ładnie mówi nam ustawa) „bezpośrednie lub pośrednie promowanie towarów, usług lub wizerunku przedsiębiorcy”. Jest to więc tzw. informacja handlowa. A jej wysyłanie wymaga zgody.
Oczywiście są wyjątki. Ale czy na pewno będziesz weryfikował każdy adres mailowy pod katem wyjątków?
Krok 2. Prawidłowa zgoda adresata
Znowu zgoda. Tak, ta sama zgoda. Ale pamiętaj, że zgoda nie może być byle jaka.
Zgoda musi być:
- dobrowolna
- konkretna
- świadoma
- jednoznaczna
Może być też dorozumiana, ale wątpię, by dało się wykazać, że ktoś w sposób dorozumiany wyraził zgodę na stałą komunikację.
Krok 3. Double opt-in
Double opt-in, czyli co? Podwójna zgoda: adresat najpierw wpisuje swój adres mailowy w formularzu. A później klika link potwierdzający w mailu, który mu wysyłasz.
Nie jest to obowiązkowe. Ale bardziej przejrzyste dla adresata. Ale łatwiej w razie kontroli się obronić.
Krok 4. Potwierdzenie zgody.
W razie problemów musisz wykazać, że adresat wyraził zgodę na otrzymywanie newslettera. Zadbaj więc o zastosowanie narzędzi, które Ci to umożliwią.
Temu może służyć też kliknięcie w link potwierdzający (double opt-in).
Krok 5. Obowiązek informacyjny z RODO
W końcu jest RODO. Ale dopiero na piątym miejscu wyliczanki. Bo to nie RODO wymusza obowiązek pozyskania zgody.
Przetwarzanie danych osobowych do celów marketingowych z reguły (ale nie zawsze) opiera się na tzw. „uzasadnionym interesie” administratora danych. A to na gruncie RODO nie wymaga dodatkowej zgody.
Ale skoro już przetwarzasz dane, to musisz o tym poinformować. Wypełniając tzw. obowiązek informacyjny z art. 13 RODO.
Wiąże się to oczywiście też z obowiązkiem odpowiedniego zabezpieczenia danych czy ujęcia w rejestrze czynności przetwarzania i innej wewnętrznej dokumentacji dotyczącej przetwarzania danych.
Krok 6. Oznaczenie informacji handlowej
Skoro w newsletterze będziesz zamieszczał „informacje handlowe”, to musisz również:
- oznaczyć podmiot, na którego zlecenie informacja handlowa jest rozpowszechniana, oraz jego adresy elektroniczne;
- wyraźnie opisać formy działalności promocyjnej, w szczególności obniżki cen, nieodpłatne świadczenia i inne korzyści związane z promowanym towarem, usługą lub wizerunkiem, a także jednoznacznie określić warunki niezbędne do skorzystania z tych korzyści, o ile są one składnikiem oferty;
- zawrzeć wszelkie informacje, które mogą mieć wpływ na określenie zakresu odpowiedzialności stron, w szczególności ostrzeżenia i zastrzeżenia.
Krok 7. Umowy powierzenia przetwarzania danych
Korzystasz z zewnętrznego narzędzia do wysyłki newslettera? Najpewniej potrzebujesz umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Ty jako administrator zlecasz przetwarzanie danych (np. wysyłkę newslettera) innej osobie (podmiotowi przetwarzającemu). A to wymaga umowy.
Jak zrobić newsletter zgodny z prawem?
Gdybym miał określić dwa najważniejsze prawne obowiązki, to wskazałbym zgodę i obowiązek informacyjny z RODO. Może brzmieć strasznie, ale ogarnięcie tych dwóch rzeczy spowoduje, że cała reszta będzie dużo łatwiejsza.
Moim zdaniem wszystkie poradniki o tym, jak robić newsletter, powinny omawiać też kwestie prawne. A przynajmniej o nich wspominać. Ale to może tylko moje zboczenie zawodowe.
Chcesz wiedzieć, czym są zgody marketingowe? Przeczytaj mój poprzedni artykuł na tym blogu.