Czy adresy e-mail to dane osobowe?

Czy adresy e-mail to dane osobowe? To pytanie, które w mojej kancelarii pojawia się bardzo często. To pytanie pojawia się przede wszystkim przy projektach polegających na mailingu marketingowym. Oczywiście każda agencja marketingowa czy każdy przedsiębiorca robiący mailing chciałby, aby adresy mailowe nie stanowiły danych osobowych. Bo wtedy przecież jest łatwiej.

RODO: Czy adresy e-mail to dane osobowe?

Na to pytanie częściowo odpowiada samo RODO w definicji danych osobowych. Bo danymi osobowymi są wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.

A możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.

Katalog tych elementów jest oczywiście otwarty. I nie ulega żadnych wątpliwości, że adres e-mail też się tam może mieścić.

Kluczowe jest więc to, czy na podstawie adresu e-mail można zidentyfikować konkretną osobę. I co istotne, nie chodzi to o identyfikację na podstawie samego adresu, ale także na podstawie innych danych o tej osobie, z którymi adres e-mail możemy zestawić.

Możliwość identyfikacji osoby

Weźmy adres imię.nazwisko@nazwafirmy.pl. Z dużym prawdopodobieństwem możemy założyć, że możemy tę osobę zidentyfikować. Na podstawie adresu e-mail znamy imię i nazwisko oraz miejsce pracy tej osoby.

Na drugim biegunie mamy adresy typu cukiereczek@popularnadomena.pl. Jeżeli nie mamy żadnych więcej informacji, to najpewniej nie będziemy w stanie zidentyfikować tej osoby. I dla nas ten adres e-mail nie będzie stanowił elementu danych osobowych.

Ale nawet przy takich adresach może się zdarzyć, że jednak będą stanowiły dane osobowe.

Przykłady

Przykład pierwszy. Z życia wzięty. Kiedyś potrzebowałem skontaktować się w inny sposób z konkretną osobą, która na pewnym portalu zamieściła swój adres mailowy. Adres był typu imię.kilkacyfr@popularnadomena.pl. Na podstawie tego oczywiście nie byłbym w stanie zidentyfikować tej osoby i znaleźć do niej innego kontaktu.

Ale wpisałem ten adres w wyszukiwarkę. I okazało się, że ta osoba publikowała swój adres e-mail przy najróżniejszych okazjach. W ten sposób poznałem imię i nazwisko oraz miejsce pracy tej osoby.

I nagle kompletnie anonimowy dla mnie adres e-mail stał się dla mnie daną osobową.

Drugi przykład.

Sklep internetowy. Adres e-mail dajmy na to ten sam.  Imię.kilka cyfr@popularnadomena.pl. Ale przecież w sklepie internetowym podaje się też imię, nazwisko, adres itp.

I właściciel sklepu internetowego na podstawie swojej bazy danych jest w stanie powiązać ten adres e-mail z imieniem, nazwiskiem i adresem zamieszkania konkretnej osoby. Więc dla właściciela sklepu internetowego adres e-mail będzie elementem danych osobowych.

Morał

Ale jaki z tego morał? Czy adresy e-mail to dane osobowe?

Jeśli działasz w marketingu, to dla ułatwienia musisz założyć, że wszystkie adresy mailowe stanowią dane osobowe. Dlaczego? Jeśli tworzysz bazę mailingową albo już wysyłasz maile, to przecież nie sprawdzasz, który z np. tysięcy adresów umożliwia Ci identyfikację adresata, a który nie. Tylko wysyłasz maile do całej bazy. A w niej na 100% są takie, które umożliwiają Ci identyfikację konkretnej osoby.

Więc dla spokoju spełnij dla całej bazy obowiązki wynikające z RODO.

Jeśli interesuje Cię ten temat, to przeczytaj tez artykuł o tym, czy agencja reklamowa jest administratorem danych osobowych.